SMARTentry visit - einen Termin Besucherverwaltung anlegen

Browserbasiertes Besuchermanagement erleichtert Prozesse

SMARTentry visit - Besuchersoftware

SMARTentry visit ist eine moderne Besuchermanagement-Software, die auf aktuellste Techniken setzt. Die intuitive Besuchersoftware unterstützt Ihre Mitarbeiter am Empfang oder Pforte, sowie Ihre Besucher und Gäste bei der Erfassung und Verwaltung der Besucherdaten.

Durch die browserbasierte Bedienung ist das Besucher-System betriebssystemunabhängig. Ihre Besucher und Gäste lassen sich voranmelden und erhalten sogar eine E-Mail mit den relevanten Daten zum Besuchstermin. Unangemeldete Besucher und Fremdfirmen lassen sich sehr schnell über das Dashboard der Software hinzufügen, doch es besteht auch die Möglichkeit der Selbstregistrierung an einem SB-Terminal oder Tablet vor Ort.

Die Stammdaten können nach Eingabe auch automatisch an ein Zutrittskontrollsystem (aktuell SALTO SYSTEMS) übergeben werden, wenn Fremdarbeiter oder Dienstleister einen Zutrittsausweis erhalten sollen.

Automatisieren Sie Ihren Empfang und erleichtern den Prozess Ihres Besuchermanagements. SMARTentry visit hilft dabei, Besucher digital zu verwalten, professionelle Besucherausweise zu erstellen, Statistiken zu führen und im Ernstfall einen Evakuierungsbericht zur drucken und per Mail zu versenden.

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Die wichtigsten SMARTEntry visit "Inspect" Funktionen in der Übersicht

Personenstammdaten und Firmenstammdaten

SMARTentry visit ermöglicht grundlegende personenbezogene Daten anzugeben, wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sowie ein Bild der Person. Zusätzlich kann eine Person mit einer Firma verknüpft werden.

Terminverwaltung

Die Kernfunktion der webbasierten Besuchersoftware wird durch Termine abgebildet, in denen dann Personen als Teilnehmer und eine Person als Ansprechpartner angeben werden kann. Der Termin Status „Erstellt“ lässt sich in „Vorbereitet“, „Abgesagt“ und „Erledigt“ ändern.

Anwesenheitslisten / Evakuierungslisten

Per Mausklick können Anwesenheitslisten erstellt werden. Diese zeigen alle anwesenden Personen und den dazugehörigen Termin an. Zudem wird angezeigt, ob eine Person anwesend ist, obwohl der Termin noch nicht gestartet oder abgelaufen ist. Die Anwesenheit kann auch über eine Evakuierungsliste (PDF) ausgedruckt werden.

Sicherheitsbelehrungen / Unterweisungen

Eines der Kernfeatures von SMARTentry visit ist die Verwaltung und Steuerung von Sicherheitsbelehrungen und Unterweisungen für Ihre Besucher. Dabei können diese Sicherheitsbelehrungen über Ihre Mitarbeiter an der Pforte oder Empfang manuell bestätigt werden, aber auch die einfache Integration von Selbstregistrierungsterminals macht die Verwaltung von Sicherheitsunterweisungen zum Kinderspiel.

Ausweise erstellen & drucken

Drucken Sie schnell unterschiedliche Besucherausweise. Jeder Besuchertyp (Kategorie), kann über ein abweichendes Drucklayout für die Besucherausweise verfügen, so unterscheiden Sie visuell, ob Ihr Besucher ein Fremdarbeiter, Dienstleister, Tagesgast oder VIP ist.

Browserbasierte Software auf eigenen Servern

Die Installation von SMARTentry visit erfolgt auf kundeneigenen Windows-Servern. Somit wird der Webserver der Anwendung auf Ihren Servern betrieben. Die schnelle Datenverwaltung wird über über einen MS-SQL Server realisiert.

Selbstregistrierung und Buchung

Die Besucher können sich auch über ein Tablet oder Kiosk-Terminal eigenständig ein- und auschecken. Hierzu bietet SMARTentry visit das Scannen von Barcodes / QR-Codes, oder auch RFID-Karten an. Unangemeldete Besucher können sich auch am Terminal selbst registrieren.

CSV-Import

Die Import-Funktion von SMARTentry visit erleichtert die Eingabe von Stammdaten in das System. Das Importieren einer CSV-Datei lässt sich einfach realisieren.

Termine via ICS-Mail

Termine können via ICS-Mail automatisch per Mail versendet werden, sodass Ihr Gast die Kalenderdatei nur noch in seinem digitalen Terminkalender abspeichern muss.